JBUG 札幌#5 プロジェクト管理について、もっと学ぼう! に参加しました

風邪をひいてしまったり、夜の仕事がバタバタしており、すっかり時間が経ってしまったのですが、今回もブログ枠として参加してきました。

Backlogって?

ヌーラボさんが提供しているクラウド型(ASP型)とパッケージ型のタスク管理ツールです。2005年にサービス提供されていて、使っている方も多いんじゃないかなと思います。

ちなみに私は大学生時代にインターンで行った会社で初めてBacklogを触っており、現職(お昼の方)でも使っています。

今回は札幌のコワーキングスペース「スペースカンテ」にて開催され、飲み物・食べ物・会場についてはヌーラボさんご提供となっています。いつもありがとうございます!

セッション1. Backlog導入の失敗と成功

フュージョン株式会社 江種 一哉さんによる登壇でした。

実務を通じて、Backlogを導入した際の失敗事例と失敗を踏まえた成功事例の紹介でした。

  • (失敗談)ルール設計は、設計してからが本番
  • (成功談)課題を体系立てて細分化する作業が一番のミソ

失敗事例

とある食品通販メーカーさんの案件で、商品販促物の制作(キャンペーンなど)・月次定例会・ディレクション・コンサルアドバイザリ作業を行い、連絡手段はメールと電話がメインでした。

月次定例会の効率化を目指しており、販促物制作業務も改善したいという課題があり、Backlogを導入したとのことです。いきなり全部は無理なので、月次定例会から改善していくことになりました。

まずは簡単なルールを作り、Backlog運用書を作成し、課題作成もフュージョンさんが作成することでコントロールを試みました。

しかし、お客様から「メリットがよくわからないし、利用を取りやめたい」という指摘を受けてしまい、Backlogの利用が取りやめとなってしまいました。

何がいけなかったのか?

ダメだった理由としては、

  • 事前の取り決めルールの浸透不足
  • 当初想定のツール使い分けが全くできていない

という点が挙げられました。結果として、ツールを使い分けるメリットの提示不足となってしまいました。

教訓としては、

  • ルール作りは大変
  • でもそれ以上に、新ルールを浸透させるのはもっと大変

が挙げられ、ルールは「設計して終わり」ではなく、関係者全員が100%そのルールを理解し、実践できる形になって初めて機能し始めるとのことです。これを実践させるには、動機付けが必要で、ルール設計は、設計してからが本番です。

成功事例

今度はとある小売りグループ企業様での事例になります。優良顧客向けの特典提供やイベント運営を実施するプロジェクトで、告知物制作やディレクションもある。全社含めた全体会議は年1〜2回で、普段の連絡手段はメール or 電話。

こちらも入り乱れるフェーズやタスクを整理したいという課題があり、今度は自社内運用という形でBacklogを導入しました。

今回は無事に成功。大量の複雑な課題を体系的に整理することが出来ました。

注意した点は、

  • 課題の登録の仕方
  • 課題の分類の仕方

の2点でした。

課題登録時に徹底したことが3つあり、まずは「1つのタスク=1つの課題」とし、「何をしたら完了か」を明記することにしました。

次に、「Why / How / What」で整理し、Why = 目的・ゴールは? How = 何をやる? What = 結果は? としました。更にコメント欄を使用せず、全てチェックリスト機能を使うことで管理しました。

また課題分類の仕方を吟味し、プロジェクトを「マイルストーン」から「親課題」「子課題」の順にブレイクダウンし、一番適切な構造化を考えてメンバーと共有した点も成功要素でした。

セッション2. IT業界以外で仮想導入検証することで見えてくる、backlogの良い所と課題点。【建築業界編】

このセッションの内容は非公開でした
残念ながら本セッションは内容の公開NGとなっているため、ご紹介することが出来ませんでした。

セッション3. 本業と自己実現がつながる為のマネジメント

鈴木 一弘さんと巻さんとのトークセッションでした。

鈴木さんはフリーランスとして活躍されており、「世の中の”もったいない”を解決する」事業をされています。

今回は鈴木さんに「マネジメント」に関して聞いてみるというトークディスカッションでした。

ここから先について
ここではトークセッションでのやりとりを掲載していますが、記事の都合上、会話の内容を一部抜粋して掲載しています。
実際にお話しになった内容と一字一句は異なりますが、内容そのものについては同一の内容になるように編集しています。

マルチタスクの中でどのようにタスク管理をしているか?

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巻さん

フリーランスということで、誰から指示が来るわけでも無く、やりたいことがたくさんあるのではないかと思います。

そんなマルチタスクの状態で、どのようにタスクを管理しているんですか?

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鈴木さん

前職ではBacklogを使っていたのですが、実は今は使っていません。

前職では200人規模のプロジェクトだったため、Backlogによるプロジェクト管理をしていました。ただ、今はプロジェクトの性質上タスク管理ツールを使うこと自体が合わないため、スプレッドシートでの管理をしています。

また、個人ではカレンダーとメモ帳によるタスク管理をしています。

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巻さん

ちなみにカレンダーはどのツールを使っているんですか?

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鈴木さん

Googleカレンダーです

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巻さん

ツールを使う上でのコツとか工夫していることはありますか?

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鈴木さん

あんまり無くて、スプレッドシートでは関数や色分けによる期限管理、マイルストーンや親子課題の管理などもやっています。

事業を進める中でモチベーション維持は大変そう。セルフマネージメントしていることは?

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巻さん

フリーランスって事業を進める中で強い気持ちが必要なのではと思っています。自己実現に向けて奮闘している鈴木さんがセルフマネージメントで工夫していることはなんですか?

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鈴木さん

一番大事なのは、「自分が将来どんな姿でありたいか」とか「どういう事を実現したいか」をある程度整理する必要があると感じています。僕は「ノートに書く」ということをやっています。

2つのノートを用意していて、1つは「夢ノート」というもので、自分がやりたいことをひたすら書いています。なるべく具体的に書く、期限を書くことで「やりたい」から「やらなくちゃ」という気持ちにしていくことが出来ます。

もう1つが「アイデアノート」というもので、とにかく思いついたアイデアに思いついた時にテキストで書くようにしています。キャッチコピーや期限を書きます。

本業と自己実現がつながる為のマネジメントって?

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巻さん

本業と自己実現が繋がるためのマネジメントのコツってなんですか?

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鈴木さん

元々「こうやってみよう」って決めていたわけではないのですが、僕が大学を卒業するときに決めた目標ですが、「北海道を活性化できる人材になる」というのがあり、色んな方とお会いしたときにもこれをお伝えしていったら、「スーさん(鈴木さん)といえば北海道活性化だよね」というパーソナルブランディングに繋がりました。

まずは皆さんの自己実現を共有し合うことで、チームビルディングがうまくいくのではないかと考えています。

自分の評価が上がることで、自己実現に繋がっていくのではないかと思っています。

LT. アプリでプロジェクト管理

最後は巻さんによるセッションでした。

Backlogのスマホアプリを活用したお話が中心になりました。

そのアウトプット、PC開く必要ある?

Backlogのちょっとした更新をする際、PCを立ち上げて更新しようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。

「あ!このアイデア残しておきたい!」と思いついた時、PCを開いていませんか?

スマホアプリ版のBacklogを使えば、わざわざPCを開かなくても課題を追加したり更新出来ますし、PCを開いている間に更新を完了させることが出来る。立ったままでもアウトプットをすることが出来ます。

可処分時間を活用しよう

可処分時間とは、「消費者が自分の意思で自由に使える時間」の事で、睡眠・食事・仕事・家事といった生活を維持するのに必要な時間を除いた残りの時間を指します。

これをリーダー業務に置き換えると、「ミーティング」「レビュー」「進捗確認」を除いたスキマ時間と表現することが出来ます。

大事にしたいスキマ時間としては、

  • 移動時間
  • 待ち時間
  • タスクとタスクの間

が挙げられます。こうしたスキマ時間を活用してタスクをこなしていくことが重要になります。

Backlogアプリを使おう!

Backlogアプリは進化していて、課題の追加・更新以外にもWikiの編集まで出来るようになりました。昔よりも使いやすくなっています。ぜひ使ってみて下さい。

お疲れ様でした!

実は当日私は風邪をひいてしまい、懇親会には参加出来ませんでした・・・。

次回のJBUG札幌こそは懇親会まで行きたいですね!